Kolme sanaa, joita sinun ei pitäisi koskaan käyttää työpostissa - ja mitä sen sijaan sanoa



180822-email-vastaus Luotto: -goldy — Getty Images / iStockphoto

Odotat kuulevasi kollegalta, pomolta, potentiaaliselta asiakkaalta, asiakkaalta, mahdolliselta työnantajalta.



Se on ollut jonkin aikaa. Olet tarkistanut roskapostisi. Ei mitään siellä.

Välttävätkö he sinua tarkoituksella? Unohtuiko he? Onko se ei? Vihaavatko he ajatustasi? Vihaavatko he sinua? Ainoa tiedät varmasti, että haluat vastauksen, mutta et halua törmätä.





Joten pudotat heille muistiinpanon näillä kolmella tappavalla sanalla: Vain sisäänkirjautuminen.

'Vain kirjautumalla sisään, onko sinulla laskuni.'
'Vain kirjautumalla sisään nähdäksesi, oletko täyttänyt pyytämäni raportin.'
'Vain kirjautumalla sisään varmistaaksemme, että tulet kokoukseen.'
'Vain sisäänkirjautuminen - saitko tämän ja pystytkö tapaamaan minua?'



Kun sanomme 'vain kirjautumassa sisään', yritämme pehmentää todellista viestiä: 'Älä jätä minua huomiotta. Tarvitsen vastauksen jo! '

Vaikka sen on tarkoitus olla lempeä, 'vain sisäänkirjautuminen' tulee olemaan turhaa. 'Just' on sana, jota käytämme tavallisesti minimoidaksemme sanottavamme. Ja 'sisäänkirjautumisella' on rento, 'ei isoäiti' -sävy. Lause soi yhdessä väärin, kun haluat selvästi jotain.

Joten miten voit seurata olematta passiivis-aggressiivinen kiusaaminen? Tässä ovat vaiheet täydellisen jatkosähköpostin luomiseen.



Aseta itsesi toisen henkilön kenkiin.

Kuinka monta kohdetta omassa postilaatikossasi odottaa vastausta? Kaikki ovat kiireisiä. Asiat putoavat halkeamien läpi. Muista, että tämän henkilön huomio on jaettu biljoonalla eri tavalla, ja he eivät todennäköisesti pidä mielessäsi ystävällistä muistutusta sinulta.

Ystäväni, toimittaja - kutsumme häntä Lisaksi - piti äskettäin tätä näkökulman muutosta hyödyllisenä. Häntä ei lannistettu, koska hän suunnitteli tapaamisen aikakauslehtien päätoimittajan kanssa, ja toimittaja oli peruuttanut kolme kertaa.

Lisa odotti vielä kuulevansa kahdesta viimeisestä sähköpostiviestistä, joissa pyydettiin aikataulua, ja mietti, kuinka hän voisi seurata kolmannen kerran joutumatta kuin psyko. 'Ensinnäkin', sanoin Lisalle, 'oletetaan, että toimittaja on yksinkertaisesti inhimillinen sen sijaan, että päättäisi, ettet ole tapaamisen arvoinen.'

Ihmisenä oleminen osoittaa, että olet:

  1. On riippuvainen sähköpostisi tarkistamisesta, joista monet avaat ollessasi jonossa ruokakaupassa ja merkitset yleensä lukemattomiksi, mutta joskus unohdat edes tehdä sen, varsinkin kun huomaat, että kassanjohtaja huutaa 'seuraava asiakas' ja sinä. Vaikka halusit vastata tähän sähköpostiin, kun palaat työpöydällesi, se on nyt haudattu uusien alle.
  2. Kaikkien asioiden hukkua.
  3. Kiitollinen pikemminkin kuin ärsyttää, kun joku muistuttaa sinua - syyllisyydellä - että he odottavat vastausta.

'Se saa minut tuntemaan oloni paremmaksi', Lisa sanoi. 'Joten pitäisikö minun sanoa jotain:' Hei, kirjaudun vain sisään? '

Kirjoitin Lisalle jotain, mikä on mielestäni paljon tehokkaampaa:

Hei [Etunimi],

Olen vaarassa olla [mökki, kiusa, tuholainen], kellun tämän takaisin postilaatikkosi yläosaan.

Tiedän, kuinka paljon sinun täytyy saada aikaan ennen lähtöäsi, ja toivon, että saan ajatukseni eteenpäin sinä aikana.

Jos henkilökohtaista tapaamista on vaikea suunnitella juuri nyt, olisiko helpompi hypätä puhelimeen? Tarvitsen vain [numero] minuuttia, ja olen käytettävissäsi milloin tahansa, joka sopii sinulle.

Innolla kuulemista.

Kiitos paljon,
Lisa

Se toimi! Lisa kuuli takaisin toimittajalta ja piti kokouksen.

Ole suora, mutta ymmärtäväinen.

Sen sijaan, että sanottaisit vain kirjautumisen sisään, tässä on joitain vaihtoehtoja, jotka tuntuvat aidommilta. Jokainen tekee ratkaisevan tärkeän työn muistuttaen nuhtelematta. Jotkut ovat enemmän napit, jotkut tutumpia. Valitse yksi suhteesi perusteella vastaanottajaan.

  • Kierrän takaisin katsomaan, onko sinulla ollut tilaisuutta ajatella tätä.
  • Kellun tämän takaisin postilaatikkosi yläosaan.
  • Tiedän, kuinka paljon sinulla on lautasellasi, joten laitan tämän jälleen eteeni ja haluaisin mielihyvää.
  • Halusin keskustella kanssasi tästä [ideasta, aiheesta, projektista, tapahtumasta].
  • Vaarana olla [liiallinen, kiusaaminen, törmääminen], poppaan postilaatikkoosi uudelleen nähdäksesi, voimmeko viedä tämän eteenpäin.
  • Toivon, että tämä on sopiva aika kiertää kanssasi.
  • Toivon, että tämä on hyvä aika jatkaa keskustelua.
  • Hei! Olen täällä virheenä sinua uudestaan.

Tarjoa helppo vastaus, lähtö tai vaihtoehto.

Usein ihmiset eivät vastaa sähköpostiin, koska se vaatii pitkää, huomaavaa vastausta. Tee heidän vastauksestaan ​​mahdollisimman yksinkertainen yhdellä näistä vaihtoehdoista.

  • Jos henkilökohtaista tapaamista on vaikea suunnitella juuri nyt, olisiko helpompaa hypätä puhelimeen [10, 20, 30] minuuttia?
  • Jos nyt ei ole hyvä aika, jatkan mielelläni uudelleen ensi viikolla. Jos se toimii sinulle, lyö vain takaisin 'Kyllä, ensi viikolla', ja tarkistan sitten kanssasi.
  • Jos en kuule takaisin tällä viikolla, oletan, että se on toistaiseksi passi.
  • Jos on joku muu, johon minun pitäisi ohjata tämä, ammu minulle nimi ja otan sen mielelläni heidän kanssaan (lupaan jättää sinut pois edestakaisin).

Nämä lauseet ovat auttaneet minua lähettämään ja vastaanottamaan seuraajaan liittyviä sähköposteja copywriting-liiketoimintani .

Jos olet edelleen jumissa, täytä nämä aihiot.

Sinulla on todennäköisesti sähköposti, jota sinun on seurattava juuri nyt, joten tässä on malli, jonka avulla voit tyhjentää sen tehtäväluettelostasi.

Hei [Etunimi],

[Nyrkkeilemisen, vikailemisen, pähkinöiden ajamisen, liian pitkäjänteisyyden] vaarassa olen [kiertää takaisin, seurata, siirtää tämän postilaatikkosi yläosaan, laittaa tämän taas itsesi eteen, metsästää sinut iloisesti ].

Tiedän kuinka kiireinen olet [täytä mahdolliset yksityiskohdat].

[VALINNAINEN: Lisää kohteliaisuus, kuten: Muuten, rakastin viimeisintä viestiäsi, puhetta, haastattelua. Niin inspiroivaa!]

Haluaisit tehdä tämän mahdollisimman helpoksi sinulle. Olisiko parempi, jos [ehdotamme vaihtoehtoista tapaa kommunikoida]?

Innolla kuulemista. [VALINNAINEN: Tarjoa helppo ulottuvuus, kuten: Jos en, oletan, että se on toistaiseksi passi tai jos tämä ei ole hyvä aika, sano sana ja kiertelen ensi kuussa.]

Tasapainoinen sinnikkyys kärsivällisyydellä.

Aina on hyvä seurata, varsinkin jos ilmoitit. Mutta ennen kuin teet, harkitse kysymystä: Onko vastauksen saaminen todella kiireellistä vai vain haluta yksi? On hyödyllistä kirjautua sisään itse.

Älä vain sano 'vain sisäänkirjautuminen'.

Tämä tarina ilmestyi alun perin