Opasteet näytetään Google Inc: n pääkonttorin ulkopuolella Mountain View'ssä Kaliforniassa 13. lokakuuta 2010.Luotto: Bloomberg / Getty ImagesViestintä Internet-vuosisadalla tarkoittaa yleensä sähköpostin ja sähköpostin käyttöä, huolimatta siitä, että se on erittäin hyödyllinen ja tehokas, inspiroi usein merkittävää pelkoa muuten optimistisilla, onnellisilla ihmisillä. Tässä ovat henkilökohtaiset säännöt tämän ennakoinnin lieventämiseksi:
1. Vastaa nopeasti. On ihmisiä, joihin voidaan luottaa vastaamaan nopeasti sähköposteihin, ja niitä, jotka eivät voi. Pyri olemaan yksi entisistä. Suurin osa parhaista - ja kiireisimmistä - tuntemistamme ihmisistä toimii nopeasti sähköposteissaan, ei vain meille tai muutamalle valitulle lähettäjälle, vaan kaikille. Reagointikyky luo positiivisen viestintäpalautesilmukan, jolloin tiimisi ja kollegasi ottavat sinut todennäköisemmin mukaan tärkeisiin keskusteluihin ja päätöksiin, ja reagointikyky kaikille vahvistaa tasaista, meritokraattista kulttuuria, jota yrität luoda. Nämä vastaukset voivat olla melko lyhyitä - 'se on' on suosikkimme. Ja kun olet luottavainen kykysi vastata nopeasti, voit kertoa ihmisille tarkalleen, mitä vastaamatta jättäminen tarkoittaa. Meidän tapauksessamme se yleensä 'saa sen ja jatkuu'. Mikä on parempi kuin mitä useimpien ihmisten vastaamatta jättäminen tarkoittaa: 'En ole hukkua ja en tiedä milloin tai jos pääsen huomautukseesi, joten jos tarvitset palautettani, sinun on vain odotettava hämmentyneenä. vielä jonkin aikaa. Enkä pidä sinusta. '
kaksi. Kun kirjoitat sähköpostia, jokaisella sanalla on merkitystä, ja turha proosa ei ole. Ole terävä toimituksessasi. Jos kuvaat ongelmaa, määritä se selvästi. Tämän tekeminen vaatii enemmän aikaa, ei vähemmän. Sinun täytyy kirjoittaa luonnos, käydä se läpi ja poistaa kaikki sanat, joita ei tarvita. Ajattele edesmenneen kirjailijan Elmore Leonardin vastausta kysymykseen hänen menestyksestään kirjailijana: 'Jätän pois osat, jotka ihmiset ohittavat.' Useimmat sähköpostit ovat täynnä asioita, jotka ihmiset voivat ohittaa.
3. Puhdista postilaatikkosi jatkuvasti. Kuinka paljon vietät aikaa katsellessasi postilaatikkosi yrittäessäsi vain päättää, mihin sähköpostiin vastaat seuraavaksi? Kuinka paljon aikaa vietät jo lukemiesi sähköpostien avaamiseen ja lukemiseen? Aika tuhlaa aikaa, jonka vietät ajatellessasi, mitä postilaatikkosi kohteita sinun pitäisi hyökätä seuraavaksi. Sama jokaisen ajan kanssa, jonka viet uudelleen lukemasi viestin (jonka olet jättänyt toimimatta).
Kun avaat uuden viestin, sinulla on muutama vaihtoehto: Lue se tarpeeksi ymmärtääksesi, että sinun ei tarvitse lukea sitä, lukea sitä ja toimia heti, lukea ja toimia myöhemmin tai lukea myöhemmin (kannattaa lukea, mutta ei ole kiireellistä ja liian kauan lukea tällä hetkellä). Valitse näistä vaihtoehdoista heti, voimakkaasti puolueellisesti kahta ensimmäistä kohtaan. Muista vanha OHIO-lyhenne: Pidä vain kerran. Jos luet muistiinpanon ja tiedät, mitä on tehtävä, tee se heti. Muuten sinä päätät lukea sen uudelleen, mikä on 100 prosenttia hukkaan menevää aikaa.
Jos teet tämän hyvin, postilaatikostasi tulee tehtävälista vain monimutkaisista kysymyksistä, asioista, jotka vaativat syvällisempää miettimistä (merkitse nämä sähköpostiviestit 'ryhtymään toimiin' tai merkitse Gmailissa tähdellä merkityiksi), muutama luettava esineitä, joista voit huolehtia myöhemmin.
Varmista, että turvotus ei vain siirry postilaatikostasi 'toimi' -kansioon, sinun on puhdistettava toimintokohteet joka päivä. Tämä on hyvä iltatoiminta. Nollaerät ovat tavoite, mutta kaikki alle viisi on kohtuullinen. Muuten tuhlataan aikaa myöhemmin yrittäessäsi selvittää, mitkä pitkästä luettelosta asioista on katsottava.
Neljä. Käsittele sähköpostia LIFO-järjestyksessä (Last In First Out). Joskus joku muu hoitaa vanhemmat tavarat.
5. Muista, että olet reititin. Kun saat muistiinpanon, jossa on hyödyllisiä tietoja, mieti, kenen muutkin pitävät sitä hyödyllisenä. Päivän lopussa tee henkinen läpikäynti saamasi postin läpi ja kysy itseltäsi: 'Mitä minun olisi pitänyt lähettää edelleen, mutta en?'
6. Kun käytät piilokopio-ominaisuutta (sokea kopio), kysy itseltäsi miksi. Vastaus on melkein aina, että yrität piilottaa jotain, mikä on haitallista ja mahdollisesti läpinäkyvää kulttuurissa. Kun olet vastauksesi, kopioi henkilö avoimesti tai älä kopioi häntä lainkaan. Ainoa kerta, kun suosittelemme piilokopio-ominaisuuden käyttöä, on, kun poistat jonkun sähköpostiketjusta. Kun 'vastaat kaikkiin' pitkään sähköpostisarjaan, siirrä ihmiset, joilla ei enää ole merkitystä ketjussa, piilokopio-kenttään ja ilmoita muistiinpanon tekstissä, että teet tämän. He helpottuvat, kun yksi vähemmän merkityksetön nuotti sekoittaa postilaatikkonsa.
7. Älä huuda. Jos haluat huutaa, tee se henkilökohtaisesti. On kaukana liian helppoa tehdä se sähköisesti.
8. Tee pyyntöjen seurannasta helppoa. Kun lähetät muistiinpanon jollekin toiminnolla, jota haluat seurata, kopioi itsesi ja merkitse sitten muistiinpano seurantaan. Sen avulla on helppo löytää ja seurata asioita, joita ei ole tehty; lähetä vain alkuperäinen muistiinpano uudella introlla, jossa kysytään 'Onko tämä tehty?'
9. Auta tulevaa itsesi etsimään tavaraa. Jos saat jotain, jonka luulet ehkä haluavan muistaa myöhemmin, välitä se itsellesi yhdessä muutaman avainsanan kanssa, jotka kuvaavat sen sisältöä. Ajattele itsellesi, kuinka etsin tätä myöhemmin? Kun etsit sitä myöhemmin, todennäköisesti käytät samoja hakutermejä. Tämä ei ole vain kätevä sähköpostiviesteille, mutta myös tärkeille asiakirjoille. Jonathan skannaa perheensä passit, lisenssit ja sairausvakuutuskortit ja lähettää ne sähköpostitse itselleen kuvaavien avainsanojen kanssa. Jos jokin näistä asioista katoaa matkan aikana, kopiot on helppo hakea mistä tahansa selaimesta.
Ote kirjasta MITEN GOOGLE TOIMII esittäjä (t): Eric Schmidt ja Jonathan Rosenberg sekä Alan Eagle. © 2014 by
Tämä tarina ilmestyi alun perin Aika