6 asiaa, joita järjestäytyneimmät ihmiset tekevät päivittäin

6 asiaa, joita järjestäytyneimmät ihmiset tekevät päivittäinLuotto: Gregor Schuster

Elämäsi on kiireinen. Työ- ja yksityiselämän tasapaino on haaste. Sinusta tuntuu, että levität itsesi niin ohueksi, että olet alkanut kadota.

Suurin osa meistä tuntuu siltä. Mutta emme kaikki. Järjestäytyneimmät ihmiset eivät ole.

NYT: n myydyin kirjailija ja neurotieteilijä Daniel J.Levitin kertoo, että VIP: t, joita hän tapaa, eivät vaikuta hajallaan ja raivoissaan.

He ovat rauhallisia, viileä ja 'tällä hetkellä', ei jongleerannut yhdeksää asiaa ja huolestunut siitä, että se tapahtui kello 19.00.

Ei ole vaikea selvittää miksi: heillä on apua - avustajia ja avustajia huolehtimaan näistä asioista, jotta VIP voi olla 'tällä hetkellä'.

Kautta Järjestäytynyt mieli: Ajattelu suoraan tiedon ylikuormituksen aikakaudella :

Työssäni tieteellisenä tutkijana minulla on ollut mahdollisuus tavata kuvernöörejä, kabinetin jäseniä, musiikin kuuluisuuksia ja Fortune 500 -yritysten johtajia. Heidän taitonsa ja saavutuksensa vaihtelevat, mutta ryhmänä yksi asia on huomattavan vakaa. Olen toistuvasti hämmästynyt siitä, kuinka vapauttavaa heille on, että heidän ei tarvitse huolehtia siitä, onko joku muu heidän täytyy olla, tai joku muu, jonka kanssa heidän on puhuttava. He viettävät aikaa, ottavat silmäkosketuksen, rentoutuvat ja ovat todella siellä kenen kanssa tahansa puhuvat. Heidän ei tarvitse huolehtia, jos on joku tärkeämpi, jonka kanssa heidän pitäisi puhua sillä hetkellä, koska heidän henkilökuntansa - heidän ulkoiset tarkkailusuodattimensa - ovat jo päättäneet heille, että tämä on paras tapa käyttää aikaa.

Täytyy olla mukavaa, koska sinun ja minun on tehtävä useita tehtäviä ja lyhennettävä asiat yrittääksemme saada kaiken valmiiksi korostamalla koko ajan.

Mutta tässä on asia: Sinäkin voit olla sellainen. Ja se ei vaadi 10 työntekijää.

Joten kuka on avustajasi? Sinä olet. Kuka sitten on VIP? Sinä olet. (Kyllä, kannustan sinua aktiivisesti jakamaan persoonallisuuden.)

Suunnittelemalla riittävän ajoissa, voit olla varma, että olet yhtä rauhallinen ja järjestäytynyt kuin Yhdysvaltojen presidentti.

(Jos haluat lisätietoja tuottavimpien ihmisten toiminnasta, napsauta tässä .)

Meidän on vain saatava muutama järjestelmä paikoilleen etuajassa. Mikä on ensimmäinen askel?

Aiheeseen liittyvät julkaisut: 6 asiaa, joita tuottavimmat ihmiset tekevät päivittäin

1) VIP-aivot ovat tyhjät. Ja se on hyvä asia.
Yhdysvaltain presidentti ei yritä epätoivoisesti muistaa tehtäväluetteloa.

Hän on ulkoistanut henkilökunnalleen kaikki seuraavat asiat, jotta hän voi keskittyä 100% hänen edessään oleviin asioihin.

Ei, sinulla ei ole ryhmää avustajia, mutta sinulla on edelleen keskeinen periaate, jota voit käyttää: Ota se pois päästäsi.

Kautta Järjestäytynyt mieli: Ajattelu suoraan tiedon ylikuormituksen aikakaudella :

Siirrä järjestelytaakka aivojemme ulkopuoliseen maailmaan ... Kun kirjoitat ne muistiin, heidät poistetaan päästäsi, puhdistamalla aivosi sotkusta, joka häiritsee mahdollisuutta keskittyä siihen, mihin haluat keskittyä.

Kaikki mitä olet huolissasi, jokainen tehtävä ja jokainen huolenaihe kirjoitetaan yhteen paikkaan.

Yksi. Ei hajallaan kotona olevalla muistilehdellä, iPadissa toimistossa, sähköpostilaatikossa, näytön muistilapuissa ja epäluotettavassa muistissa.

Tämä sironta saa sinut miettimään, oletko unohtanut jotain - ja tutkimus osoittaa sen aiheuttaa ahdistusta .

Joten hanki se päästäsi ja yhteen luetteloon. Jälkeenpäin Saada asiat tehtyä kirjailija David Allen sanoo jaa se neljään luokkaan:

1. Tee se
2. Delegoi se
3. Lykkää sitä
4. Pudota se

Kun sinulla on nämä 4 luetteloa, tiedät, mitä sinun on todella tehtävä, ja kaikki on yhdessä paikassa. Pelkkä luettelon saaminen on iso askel kohti VIP-siistiä.

Miksi tämä toimii? Sen takana on jonkin verran neurotieteitä. Asioiden kirjoittaminen deaktivoi 'harjoitussilmukat'.

Kautta Järjestäytynyt mieli: Ajattelu suoraan tiedon ylikuormituksen aikakaudella :

Kun mielessämme on jotain tärkeää - varsinkin Tehtävä-esine - pelkäämme, että unohdamme sen, joten aivomme harjoittavat sitä ja heittävät sitä ympäriinsä ympyröissä johonkin, johon kognitiiviset psykologit itse asiassa kutsuvat harjoittelusilmukka, aivojen alueiden verkosto, joka yhdistää silmänpallon takana olevan aivokuoren ja aivojesi keskellä olevan hippokampuksen ... Ongelmana on, että se toimii liian hyvin, pitäen esineitä harjoituksissa, kunnes huolehdimme niistä. Niiden kirjoittaminen muistiin antaa sekä implisiittisen että eksplisiittisen luvan harjoitussilmukalle päästää heidät irti, rentouttamaan sen hermopiirejä, jotta voimme keskittyä johonkin muuhun.

Tutkimukset osoittavat, että kun jätät asiat kesken ja huolet, se todella tekee sinusta tyhmää . Ratkaisu? Kirjoita kaikki muistiin .

(Jos haluat lisätietoja siitä, kuinka historian suuret nerot hyödyntävät muistikirjoja, napsauta tässä .)

Joten sinulla on kaikki tehtävät aivoistasi ja luetteloon. Tiedät mitä voidaan siirtää, lykätä ja pudottaa - ja mitä sinun on todella tehtävä.

Kuinka selviydyt päivästä kuin rauhallinen VIP?

2) 'Herra Presidentti, seuraava tapaamisesi on alkamassa '
Yhdysvaltain presidentti ei tarkasta kelloaan. Hän on ajoitettu minuutteihin ja avustajat kertovat, milloin on aika lähteä.

Sinulla ei ehkä ole avustajia, mutta kaikilla älypuhelimilla on hälytyksiä ja muistutuksia.

Kautta Järjestäytynyt mieli: Ajattelu suoraan tiedon ylikuormituksen aikakaudella :

Ajanhallinta edellyttää myös tulevaisuuden jäsentämistä muistutuksilla. Toisin sanoen yksi nykyajan ajanhallinnan salaisuuksista on ennakoida tulevat tarpeet, jotta et jätä sekoittamista ja pelaamista koko ajan.

Ironista kyllä, puhelimesi todennäköisesti keskeyttää sinut merkityksettömillä teksteillä, sähköposteilla ja tilapäivityksillä - mutta ei päivän tärkeimmistä prioriteeteista.

Harvalla meistä on kalenterimme niin järjestetty etuajassa, että voimme antaa sen sanella kaikki tekomme hetkestä toiseen.

Mikä on avain? Hälytykset eivät toimi tehtäväluetteloiden kanssa.

Kuten Cal Newport suosittelee, määritä kalenterisi jokaiselle tehtävälohkolle aika. Sitten voit arvioida, kuinka paljon voit todella tehdä:

Aikataulu pakottaa sinut kohtaamaan todellisuuden siitä, kuinka paljon aikaa sinulla on ja kuinka kauan asiat vievät. Nyt kun katsot koko kuvaa, voit saada jotain tuottavaa jokaisesta vapaasta tunnista, jonka sinulla on työpäivänäsi. Et vain purista enemmän työtä, vaan pystyt sijoittamaan työn paikkoihin, joissa voit tehdä sen parhaiten.

Olet vähemmän todennäköisesti viivytellä kun toiminnalle on määritetty aikalohko, koska päätös oli jo tehty.

Ja kun sillä on aikalohko, voit olla VIP. Hälytysten avulla mielesi voi olla rauhallinen tietäen, että sinua muistutetaan seuraavasta asiasta.

(Jos haluat lisätietoja aikataulusta, jota menestyvät ihmiset seuraavat joka päivä, napsauta tässä .)

Tiedän mitä jotkut teistä ajattelevat: Mutta keskeytän. Minua häiritsee.

Mutta on tapa käsitellä keskeytyksiä - vaikka sinulla ei ole salaisen palvelun yksityiskohtia ihmisten pitämiseksi poissa toimistostasi.

3) Määritä suodattimet
Joka aamu presidentti saa erittäin salaisen asiakirjan, joka sisältää kaiken mitä hänen tarvitsee tietää alla olevilta virastoilta.

Mikä avain ei ole mitä asiakirja sisältää, se mitä se ei sisällä: 50 tilapäivitystä, 100 twiittiä, 10 kissakuvaa ja 1000 merkityksetöntä sähköpostia.

Hän voi keskittyä siihen, mikä on tärkeää, koska hän ei häiritse sitä, mikä ei ole. Sillä välin luultavasti tunnet olevasi hukkua tiedoista.

Kautta Järjestäytynyt mieli: Ajattelu suoraan tiedon ylikuormituksen aikakaudella :

Nykyään tarkkaavaiset suodattimet hukkuvat helposti. Menestyneet ihmiset - tai ihmiset, joilla on siihen varaa - työllistävät kerroksia ihmisiä, joiden tehtävänä on kaventaa huomiosuodatinta. Toisin sanoen yritysten päämiehillä, poliittisilla johtajilla, pilalla oleville elokuvan tähdille ja muille, joiden aika ja huomio ovat erityisen arvokkaita, ympärillä on henkilökuntaa ihmisiä, jotka ovat tehokkaasti omien aivojensa laajentajia, jäljittelevät ja hienosäätävät prefrontaalisen aivokuoren huomiosuodattimen toimintoja.

'Minulla on tiedon ylikuormitus!', Huutat. Mutta teknologian visionäärinä Clay Shirky sanoo, 'Se ei ole tiedon ylikuormitus; se on suodatinvirhe. '

Huomio on rajallinen ja arvokas. Tarvitset vähemmän tietoja. Tarvitset hyviä suodattimia.

Kautta Järjestäytynyt mieli: Ajattelu suoraan tiedon ylikuormituksen aikakaudella :

Aivomme pystyvät käsittelemään saamamme tiedot, mutta kustannuksella: Meillä voi olla vaikeuksia erottaa triviaali tärkeästä, ja kaikki tämä tietojenkäsittely väsyttää meitä. Neuronit ovat eläviä soluja, joilla on aineenvaihdunta; he tarvitsevat happea ja glukoosia selviytyäkseen ja kun he ovat työskennelleet kovasti, koemme väsymystä…

Hyvä matalan teknologian ratkaisu on piilota osan päivästä . Olen yhtä vakava kuin sydänkohtaus. Mene sinne, missä ihmiset eivät tavoita sinua, ja tee vakavaa työtä.

Se ei ole vaihtoehto kaikille. Ymmärsin. Ei ongelmaa. Mutta ihmiset, joiden mielestä tekniikka on jättänyt heidät ylikuormitetuksi tiedoilla, käyttävät sitä väärin.

Käytä tekniikkaa, kuten DVR: tä, tiedonsiirron aikasiirtoon. Ihmisten tulisi tavoittaa sinut, kun haluat heidän, ei silloin, kun he haluavat.

Käsittele kaikki viestinnät määritetyissä erät ': asetettu aika, kun tarkistat sähköpostia, vastaajaa jne.

Jotkut sanovat: 'En voi tehdä sitä.' Mutta voit todennäköisesti tehdä sen enemmän kuin luulet, varsinkin aikaisin ja myöhään.

Ehkä pomosi haluaa sinun olevan naurettavan reagoiva. Hieno. Määritä sähköpostisuodatin, jotta vain pomojen sähköpostit pääsevät läpi heti.

Kautta Järjestäytynyt mieli: Ajattelu suoraan tiedon ylikuormituksen aikakaudella :

… Voit määrittää sähköpostisuodattimet useimpiin sähköpostiohjelmiin ja puhelimiin määrittelemällä tietyt henkilöt, joiden postin haluat saada sinulle heti, kun taas muut postit vain kerääntyvät postilaatikkoosi, kunnes sinulla on aikaa käsitellä sitä. Ja ihmisille, jotka eivät todellakaan voi olla poissa sähköpostista, toinen tehokas temppu on perustaa erityinen, yksityinen sähköpostitili ja antaa osoite vain niille harvoille ihmisille, joiden on voitava tavoittaa sinut heti, ja tarkista muut tilisi vain määrättyinä aikoina.

(Jos haluat lisätietoja työn ja yksityiselämän tasapainon saavuttamisesta, napsauta tässä .)

Joten sinulla on muistutuksia ja suodattimia, etkä enää juokse huolissasi.

Mutta kun istut töihin, huomaat, että tekemistä on vielä liian paljon. Kuinka voit pysyä rauhallisena, kun on niin paljon päätöksiä?

Aiheeseen liittyvät julkaisut: 8 asiaa, joilla kaikilla on maailman menestyneimmillä ihmisillä yhteistä

4) 'Tarpeeksi hyvän' uskomaton voima
Presidentti ei tee vain vähän päätöksiä. Tuhannet hänen alaisuudessa työskentelevät ihmiset hoitavat näitä, joten vain suuret asiat kuplivat hänen asialistaan.

Mutta koska sinulla ei ole tuhansia ihmisiä työskentelemässä (tai ehkä minkä tahansa sinä käsittelet jokaista päätöstä, sekä liike- että henkilökohtaista.

Kuten olen sanonut aiemmin, ' Voit tehdä mitä tahansa, kun lopetat kaiken tekemisen. 'Ole perfektionisti kaikessa ja sinulla on hermoromahdus.

Tallenna rajoitettu päätöksentekovalta tärkeille asioille. Kaiken muun pitäisi olla 'tyydyttävää'.

Mikä on tyydyttävä? Se on taidetta valita nopeasti vaihtoehto, joka on 'tarpeeksi hyvä'. Ja tutkimus osoittaa sen polun tuottavuuteen - ja onnea .

Kautta Järjestäytynyt mieli: Ajattelu suoraan tiedon ylikuormituksen aikakaudella :

Viimeaikainen sosiaalipsykologian tutkimus on osoittanut, että onnelliset ihmiset eivät ole ihmisiä, joilla on enemmän; pikemminkin he ovat ihmisiä, jotka ovat tyytyväisiä jo olemassa olevaan. Onnelliset ihmiset harjoittavat tyydyttämistä koko ajan, vaikka he eivät sitä tiedä. Warren Buffettin voidaan nähdä omaksuvan tyydyttävyyden äärimmäisyyksiin - yksi maailman rikkaimmista miehistä, hän asuu Omahassa, korttelin päässä valtatieltä, samassa vaatimattomassa kodissa, jossa hän on asunut viisikymmentä vuotta ... Mutta Buffett ei tyydytä sijoitusstrategioidensa kanssa; tyydyttävä on työkalu, jotta et tuhlaa aikaa asioihin, jotka eivät ole tärkein prioriteetti. Ensisijaisten tavoitteidesi kannalta vanhanaikainen huippuosaamisen tavoittelu on edelleen oikea strategia.

Tuleeko tämä päätös menettämään työpaikkasi? Ei? Valitse sitten tarpeeksi hyvä ratkaisu ja keskity tärkeimpään.

(Jos haluat lisätietoja siitä, mikä kaikilla menestyneimmillä ihmisillä on yhteistä, napsauta tässä .)

Pomosi prioriteetit muuttuvat keskipäivällä. Lisää tavaroita lisätään jatkuvasti luetteloosi. Kuinka tämä ei voi heittää apinan avainta hyvin tehtyyn suunnitelmaasi?

5) 'Herra Presidentti, muutos on tapahtunut ... '
Kun komentajille tulee muutoksia, hän siirtyy saumattomasti, koska hänen avustajansa ovat jo päivittäneet päivän suunnitelmia. Joten hän pysyy rauhallisena.

Voit myös pysyä viileänä, mutta se vaatii hieman enemmän vaivaa. Uusia asioita tulee sisään, prioriteetit muuttuvat ja sinun on prosessoitava ja sopeuduttava.

Pidä muistikirjasi aina valmiina sieppaamaan uusia ideoita ja tehtäviä.

Ja koko päivän tarvitset triage-hetkiä ja 'aktiivista lajittelua', jossa muokkaat luetteloa suuresta aivojätteestäsi.

Kautta Järjestäytynyt mieli: Ajattelu suoraan tiedon ylikuormituksen aikakaudella :

'Aivojesi on osallistuttava kaikilla sitoumuksillasi ja toiminnallasi johdonmukaisesti', Allen sanoo. 'Sinun täytyy olla varma, että teet mitä sinun on tehtävä, ja että on OK olla tekemättä sitä, mitä et tee. Jos se on mielessäsi, mielesi ei ole selkeä. Kaikki, mitä pidät keskeneräisenä millään tavalla, on kaapattava mielesi ulkopuolella olevaan luotettuun järjestelmään ... 'Tämä luotettu järjestelmä on kirjoittaa se ylös.

Kun olet päivittänyt luettelosi, käytä Eisenhower-matriisi .

Kun tiedät, mihin luokkaan kaikki sopii, voit hyökätä luetteloon priorisoidulla tavalla.

(Jos haluat lisätietoja siitä, kuinka Navy SEAL, astronautit ja Samurai tekevät hyviä päätöksiä, napsauta tässä .)

Okei, hallitset aikataulusi, mielesi on tyhjä ja olet valmis keskittymään ... Mitä nyt?

Aiheeseen liittyvät julkaisut: Kuinka saavuttaa työ- ja yksityiselämän tasapaino viidessä vaiheessa

6) Onko sinulla 'sotahuone'
Oletko koskaan nähnyt kuvaa presidentin pöydästä? Onko sillä kasa papereita ja 1000 satunnaista post-it? Ei.

Tutkimukset osoittavat pöydän, joka näyttää luonnonkatastrofin seurauksilta saps kykyäsi keskittyä .

Sinun ei tarvitse olla siisti kummajainen, mutta kun sinun on aika lopettaa suunnittelu ja olla VIP, sinulla on erillinen työskentelyalue, joka on suunniteltu keskittymistä varten.

Kautta Järjestäytynyt mieli: Ajattelu suoraan tiedon ylikuormituksen aikakaudella :

Yksi tapa hyödyntää hippokampuksen muistitallennustyyliä on luoda erilaisia ​​työtiloja erilaisille töille, joita teemme. Mutta käytämme samaa tietokoneen näyttöä tasapainottaaksemme sekkikirjaamme, vastaamalla pomomme sähköposteihin, ostoksia verkossa, katsomassa videoita kissoista, jotka soittavat pianoa, tallentamassa valokuvia rakkaistamme, kuuntelemalla suosikkimusiikkiamme, maksamalla laskuja lukea päivittäisiä uutisia. Ei ole ihme, että emme muista kaikkea - aivoja ei yksinkertaisesti suunniteltu niin, että niissä olisi niin paljon tietoa yhdessä paikassa ... Neurologi ja kirjailija Oliver Sacks menee vielä pidemmälle: Jos työskentelet kahdessa täysin erillisessä projektissa, omista yksi työpöytä tai pöytä tai talon osa jokaiselle. Pelkkä astuminen toiseen tilaan osuu aivojen nollauspainikkeeseen ja mahdollistaa tuottavamman ja luovamman ajattelun.

Tuottavuusgurun mukaan Tim Ferriss , keskittyminen on vain häiriötekijöiden poistamisen tuote.

Aiheeseen liittyvät julkaisut: Kuinka elämäsi järjestäytynein vuosi on

Joten haluat VIP-työalueellasi olevan mitä VIP tarvitsee. Eikä mitään muuta.

Kautta Järjestäytynyt mieli: Ajattelu suoraan tiedon ylikuormituksen aikakaudella :

Kognitiivisen psykologian tärkeä löytö kontrollin saamiseksi on tehdä säännöllisesti tarvitsemistasi asioista näkyviksi ja piilottaa asiat, joita et.

Kuulen jo valituksen: Mutta minulla ei ole kahta toimistoa! Minulla on tuskin yksi!

Tämä ei koske kiinteistöjä, vaan henkistä tilaa. Pöytäsi voi olla missä aiot, mutta VIP toimii sohvalla.

Tai pöytätietokoneesi on valmistautumista varten, mutta VIP toimii iPadissasi (josta puuttuu tietoisesti sovelluksia Facebookille, Twitterille jne.)

Kun on VIP-työn aika, haluat kaiken, mitä tarvitset työn tekemiseen - eikä mitään muuta.

Välitön ympäristösi pitäisi tee mitä sinun on tehtävä helposti ja mitä sinun ei tarvitse tehdä kovasti .

(Jos haluat lisää temppuja, joita menestyvät ihmiset tekevät itsestään hyväksi, napsauta tässä .)

Joten kuinka koota tämä kaikki yhteen?

Yhteenvetona
Vaiheet kohti yhtä järjestäytynyttä ja rauhallista kuin päällikkö:

1. Ota tehtävät pois päästäsi ja yhdelle asiakirjalle.
2. Lukitse kalenteri ja aseta hälytykset, jotta sinun ei tarvitse miettiä mitä seuraavaksi.
3. Käytä 'eräajotusta' ja suodattimia, jotta saat tarvitsemasi tiedot vain silloin, kun tarvitset niitä.
4. Valitse 'tarpeeksi hyvä' pienissä päätöksissä, jotta voit keskittyä suuriin.
5. Sieppaa, luokittele ja priorisoi uudet kohteet säännöllisesti.
6. Pidä 'sotahuone', joka sisältää mitä tarvitset - eikä mitään muuta.

Liity yli 100 000 lukijaan. Hanki ilmainen viikoittainen päivitys sähköpostitse tässä .

Tarvitsit sihteeriä tarkkailemaan puhelinta valppaana koko päivän ... sitten tulivat puhelinvastaajat ja vastaaja.

Teknologia on edennyt pitkälle, ja jonkin verran suunnittelua voit käyttää sitä pitämään viileänä ja saavuttamaan hienoja asioita.

Aluksi on vaikeaa. Ja kyllä, kompastat. Sinun täytyy säätää ja mukauttaa. Mutta ajan myötä kehität toimivan henkilökohtaisen järjestelmän.

Ja opit oppitunnin, jonka jokainen VIP tietää:

Vaikein oppia hallitsemaan on itse . Mutta kun pystyt käsittelemään sen, voit käsitellä mitä tahansa.

Tämä kappale ilmestyi alun perin Haukkua väärää puuta .

Tämä tarina ilmestyi alun perin Motto